Kebijakan Privasi

Kebijakan komprehensif tentang pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pelindungan data pribadi jamaah — sesuai UU 27/2022 (PDP), UU 8/2019 (Haji), UU ITE, PP 71/2019, dan PMA 13/2021.

Kebijakan Privasi

Berlaku sejak: 19 Agustus 2026 · Versi 1.0

Kelompok Bimbingan Ibadah Haji dan Umrah (KBIHU) Al Akhyar berkedudukan di Kabupaten Pangandaran, Jawa Barat, selanjutnya disebut "Kami", "KBIHU Al Akhyar", atau "Lembaga". Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Kami mengumpulkan, menyimpan, memproses, membagikan, dan melindungi data pribadi jamaah, calon jamaah, keluarga jamaah, pengurus, mitra, serta pengguna situs kbihualakhyar.id (selanjutnya disebut "Anda" atau "Subjek Data").

Dengan mendaftar sebagai jamaah, menggunakan layanan Kami, atau mengakses situs Kami, Anda dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi Kebijakan Privasi ini.

1. Dasar Hukum

Kebijakan Privasi ini disusun dengan berpedoman pada peraturan perundang-undangan Republik Indonesia yang berlaku, antara lain:

  • Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) beserta peraturan pelaksananya;
  • Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah;
  • Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE);
  • Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik;
  • Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bimbingan Ibadah Haji oleh Kelompok Bimbingan Ibadah Haji;
  • Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik;
  • Peraturan lain yang relevan dan berlaku di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.

2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

Dalam rangka menyelenggarakan bimbingan ibadah haji dan umrah serta memenuhi kewajiban pelaporan kepada instansi terkait, Kami dapat mengumpulkan kategori data pribadi berikut:

2.1 Data Pribadi Umum

  • Nama lengkap, gelar, dan tanggal lahir;
  • Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan Kartu Keluarga (KK);
  • Alamat lengkap (dusun, RT/RW, desa, kecamatan, kabupaten, provinsi);
  • Nomor telepon/WhatsApp aktif dan alamat surel;
  • Pekerjaan, pendidikan terakhir, dan status perkawinan;
  • Nama orang tua (ayah dan/atau ibu) serta nama pasangan (bila menikah);
  • Nama dan kontak ahli waris/keluarga yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat;
  • Foto identitas (pas foto berlatar putih sesuai standar Kemenag).

2.2 Data Pribadi yang Bersifat Spesifik

Sesuai Pasal 4 ayat (2) UU PDP, data spesifik yang Kami kumpulkan meliputi:

  • Data kesehatan: rekam medis, riwayat penyakit, hasil istitha'ah kesehatan dari puskesmas/dinas kesehatan, kartu vaksin meningitis, kartu vaksin lain yang disyaratkan;
  • Data biometrik: foto wajah untuk keperluan pembuatan paspor dan identitas jamaah;
  • Data anak: apabila jamaah yang bersangkutan masih di bawah 18 tahun (mahram), dengan persetujuan orang tua/wali;
  • Data keuangan: informasi rekening bank untuk keperluan pengembalian dana, bukti pembayaran, dan histori transaksi biaya bimbingan.

2.3 Data Perjalanan dan Dokumen Resmi

  • Nomor porsi haji (yang diterbitkan Kementerian Haji dan Umrah);
  • Nomor paspor, tanggal terbit, dan masa berlaku;
  • Nomor visa haji/umrah;
  • Data akomodasi (nomor kamar hotel di Makkah dan Madinah);
  • Data grup dan tenda selama di Arafah, Muzdalifah, dan Mina.

2.4 Data Aktivitas Sistem

Ketika Anda mengakses situs kbihualakhyar.id, Kami secara otomatis mencatat:

  • Alamat IP, jenis peramban, dan perangkat yang digunakan;
  • Waktu akses dan halaman yang dibuka;
  • Cookies sesi untuk menjaga login pengurus dan preferensi tampilan.

3. Tujuan Pemrosesan Data

Data pribadi Anda Kami proses semata-mata untuk tujuan yang sah dan spesifik, meliputi:

  • Menyelenggarakan bimbingan manasik haji dan umrah sesuai kurikulum resmi Kementerian Haji dan Umrah;
  • Memenuhi kewajiban pelaporan periodik kepada Kantor Kementerian Haji dan Umrah Kabupaten Pangandaran dan Kantor Wilayah Kemenag Jawa Barat;
  • Menerbitkan rekomendasi paspor, rekomendasi pengurusan visa, dan surat-surat resmi lain yang berkaitan dengan proses haji/umrah jamaah;
  • Mengatur akomodasi, transportasi, katering, dan kesehatan jamaah selama di tanah suci;
  • Memberikan pendampingan medis kepada jamaah yang mengalami keluhan kesehatan;
  • Mengirimkan informasi jadwal manasik, pelunasan pembayaran, dan pengumuman lain melalui SMS, WhatsApp, dan surel;
  • Menjaga histori keuangan jamaah untuk kepentingan audit internal dan pemeriksaan pihak berwenang;
  • Menjawab pertanyaan, keluhan, dan permintaan bantuan dari jamaah maupun keluarga;
  • Melaksanakan kegiatan alumni pasca-haji (pengajian, silaturahmi, kegiatan sosial).

4. Dasar Hukum Pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU PDP, Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan salah satu atau kombinasi dari:

  1. Persetujuan yang sah dari Subjek Data untuk satu atau beberapa tujuan tertentu;
  2. Pemenuhan kewajiban perjanjian antara Kami dan Subjek Data (perjanjian bimbingan);
  3. Pemenuhan kewajiban hukum Kami sebagai lembaga bimbingan yang tunduk pada regulasi haji dan umrah;
  4. Perlindungan kepentingan vital Subjek Data (misalnya keadaan darurat medis di tanah suci);
  5. Pelaksanaan tugas dalam kepentingan umum atau pelaksanaan kewenangan sesuai peraturan perundang-undangan;
  6. Kepentingan sah lain dari Kami dengan mempertimbangkan hak dan kepentingan Subjek Data.

5. Penyimpanan dan Retensi Data

Data pribadi jamaah Kami simpan pada server yang berlokasi di Indonesia, dengan pengamanan enkripsi transit (TLS/HTTPS) dan enkripsi at-rest untuk data sensitif. Akses ke data dibatasi hanya kepada pengurus yang berwenang berdasarkan prinsip need-to-know.

Jangka waktu penyimpanan:

  • Data jamaah aktif disimpan selama masa keanggotaan sebagai jamaah bimbingan;
  • Data jamaah pasca-keberangkatan disimpan selama minimal 10 (sepuluh) tahun sesuai kewajiban dokumentasi lembaga dan potensi audit pihak berwenang;
  • Data keuangan disimpan selama minimal 10 (sepuluh) tahun sesuai Pasal 11 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang mengenai kewajiban penyimpanan buku dan bukti pembukuan;
  • Data kesehatan disimpan sesuai kebutuhan dan dimusnahkan setelah tidak diperlukan lagi;
  • Data log sistem disimpan maksimal 90 (sembilan puluh) hari.

Setelah jangka waktu retensi berakhir, data akan dihapus secara aman atau dianonimkan (tidak dapat dikaitkan lagi dengan individu tertentu).

6. Pihak yang Menerima Data

Kami dapat membagikan data pribadi Anda kepada pihak-pihak berikut, hanya untuk keperluan yang sah dan sesuai peraturan:

6.1 Instansi Pemerintah

  • Kantor Kementerian Haji dan Umrah tingkat kabupaten, wilayah, dan pusat untuk keperluan pelaporan, pendataan, dan verifikasi jamaah;
  • Direktorat Jenderal Imigrasi Kementerian Hukum dan HAM untuk pengurusan paspor;
  • Kedutaan Besar Kerajaan Arab Saudi di Jakarta untuk pengurusan visa;
  • Puskesmas dan Dinas Kesehatan untuk pemeriksaan istitha'ah kesehatan dan vaksinasi;
  • Instansi berwenang lain apabila diminta secara resmi berdasarkan perintah pengadilan atau peraturan yang sah.

6.2 Penyedia Layanan Pihak Ketiga

  • Bank: untuk pengelolaan pembayaran, transfer dana, dan konfirmasi setoran;
  • Penyedia hosting: untuk operasional situs dan aplikasi;
  • Penyedia layanan pesan (SMS/WhatsApp gateway): untuk pengiriman notifikasi resmi;
  • Penyelenggara Perjalanan Ibadah Haji Khusus/Umrah (PIHK/PPIU) mitra Kami: untuk pengaturan tiket pesawat, akomodasi, dan transportasi darat di Arab Saudi.

Setiap pihak ketiga yang menerima data pribadi Anda terikat dengan perjanjian kerja sama yang mewajibkan mereka menjaga kerahasiaan dan menggunakan data hanya untuk tujuan yang telah disepakati.

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi jamaah kepada pihak manapun.

7. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi untuk melindungi data pribadi Anda dari akses tidak sah, kehilangan, penyalahgunaan, perubahan, atau pengungkapan yang tidak dibenarkan, antara lain:

  • Sertifikat SSL/TLS untuk seluruh komunikasi antara peramban dan server;
  • Pengendalian akses berdasarkan peran (role-based access control) untuk pengurus;
  • Pencatatan aktivitas (audit log) untuk setiap perubahan data penting;
  • Pencadangan (backup) berkala dan pemulihan bencana;
  • Kata sandi pengurus disimpan dalam bentuk hash yang tidak dapat dibalik;
  • Sosialisasi kepada pengurus tentang tanggung jawab menjaga kerahasiaan data.

Meskipun demikian, tidak ada sistem elektronik yang seratus persen aman. Apabila terjadi kegagalan pelindungan yang berdampak pada data pribadi Anda, Kami akan memberitahukan kepada Anda dan otoritas terkait paling lambat 3 x 24 jam sesuai Pasal 46 UU PDP.

8. Hak-Hak Subjek Data

Sesuai Pasal 5 sampai dengan Pasal 15 UU PDP, Anda sebagai Subjek Data memiliki hak-hak berikut:

  1. Hak untuk mendapatkan informasi tentang kejelasan identitas, dasar hukum, tujuan, dan akuntabilitas pemrosesan data pribadi Anda;
  2. Hak untuk melengkapi, memperbarui, atau memperbaiki kesalahan data pribadi Anda;
  3. Hak untuk mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
  4. Hak untuk mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda (kecuali data yang wajib disimpan berdasarkan peraturan perundang-undangan);
  5. Hak untuk menarik kembali persetujuan pemrosesan data pribadi Anda;
  6. Hak untuk mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis;
  7. Hak untuk menunda atau membatasi pemrosesan data pribadi Anda;
  8. Hak untuk menuntut dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi;
  9. Hak untuk mendapatkan data pribadi Anda dalam bentuk yang dapat digunakan dan dipindahkan (portabilitas data).

Permohonan untuk menggunakan hak-hak di atas dapat diajukan tertulis kepada Kami melalui kontak yang tercantum pada bagian 12 di bawah. Kami akan menanggapi permohonan Anda paling lambat dalam 3 x 24 jam setelah permohonan diterima, dan menyelesaikannya paling lambat dalam 14 (empat belas) hari kerja.

9. Cookies dan Teknologi Serupa

Situs Kami menggunakan cookies untuk:

  • Menjaga sesi login pengurus dan jamaah pada portal;
  • Mengingat preferensi tampilan (misalnya bahasa dan tema);
  • Menganalisis lalu lintas situs secara agregat (tanpa identifikasi individu).

Anda dapat mengatur peramban Anda untuk menolak cookies, namun beberapa fitur situs mungkin tidak berfungsi optimal.

10. Perlindungan Data Anak

Layanan bimbingan Kami secara umum ditujukan bagi orang dewasa (usia 18 tahun ke atas). Dalam kasus jamaah anak (misalnya sebagai mahram pendamping ibunya), pemrosesan data anak hanya dilakukan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari orang tua atau wali sah, sesuai Pasal 25 UU PDP.

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mengakomodasi perubahan regulasi, praktik pengelolaan data, atau perkembangan layanan. Setiap perubahan material akan Kami umumkan melalui situs kbihualakhyar.id dan/atau notifikasi resmi kepada jamaah aktif. Tanggal berlaku terbaru selalu tercantum di bagian atas dokumen ini.

Kami menganjurkan Anda untuk memeriksa halaman ini secara berkala. Penggunaan layanan Kami setelah perubahan diberlakukan berarti Anda menerima Kebijakan Privasi versi terbaru.

12. Kontak Kami

Apabila Anda memiliki pertanyaan, permintaan penggunaan hak Subjek Data, keluhan, atau melaporkan dugaan pelanggaran data pribadi, silakan hubungi Kami melalui:

  • Lembaga: KBIHU Al Akhyar
  • Alamat: Pangandaran, Jawa Barat, Indonesia
  • WhatsApp/Telepon: sebagaimana tercantum pada halaman Kontak
  • Surel: sebagaimana tercantum pada halaman Kontak

Apabila Anda merasa hak Anda sebagai Subjek Data tidak terpenuhi, Anda berhak menyampaikan pengaduan kepada lembaga pelindungan data pribadi sebagaimana diatur dalam Pasal 58 sampai dengan Pasal 61 UU PDP.

13. Ketentuan Penutup

Kebijakan Privasi ini tunduk pada dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Setiap perselisihan yang timbul sehubungan dengan Kebijakan Privasi ini diupayakan diselesaikan secara musyawarah untuk mufakat. Apabila tidak tercapai, para pihak sepakat menyelesaikannya melalui Pengadilan Negeri yang berwenang di wilayah Kabupaten Pangandaran.

Dengan menggunakan layanan atau situs Kami, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi Kebijakan Privasi ini.

Pengurus KBIHU Al Akhyar
Pangandaran, 19 Agustus 2026